Proje İçeriği

Tavuk Dünyası, yüzlerce tedarikçisi ve çözüm ortaklıklarının fazla olması dolayısıyla oldukça fazla fatura sirkülasyonunu da beraberinde getirmektedir. E-Arşiv faturaları, hizmet verdiğimiz firmalar tarafından kesilerek e-posta ile şirketimize ulaştırılmaktadır. Dolayısıyla faturalarını göndermeyenlerin sayısı da oldukça fazla sayıdaydı. Bu da operasyonlarımızda manuel işlem yapma ve takibi oldukça zorlaştırmaktaydı. Tavuk Dünyası IT Departmanı, Süreç Geliştirme Departmanı, Mali İşler Departmanı olarak süreci baştan sona kadar planlamak için bir toplantı yaptık. Bu toplantıda çıkardığımız notlarda aylık olarak gelen ortalama 2000+ fatura olduğunu belirledik. Bu faturaların tarafımıza gelip gelmediğini, işlenip işlenmediğini, gelmeyen faturaları ilgili ay içerisinde firmalardan talep etmek gibi işlerde görevlendirilen 3 muhasebe personelinin her birinin günde 3 saat toplamda 9 saat bu işlerle meşgul olmak zorunda olduğunu Mali İşler departmanının beyanıyla öğrenmiş olduk. IT olarak bu süreci nasıl otomatize edebiliriz noktasında iş birimlerimizle birlikte yoğun toplantılar ve fikir alışverişlerinden sonra iş planımızı yaparak elimizdeki doneleri çıkardık ve Robotik süreç çözüm ortağımızla birlikte analizler yaparak sürece başladık. 1- Gelen tüm faturalar Gelir İdare Başkanlığı (GİB) üzerinde birikmektedir. 2- Firmalardan e-posta yoluyla gelen faturalar ERP uygulamamız Logo ’ya işlenmektedir. 2. maddeyi doğrudan rapor haline getirerek Robotun daha sağlıklı veriye ulaşmasını sağladık. Yani Logo’ya işlenen faturaları SSRS raporu haline getirdik. Bu durumda robot, raporlama uygulamamızdan tüm faturaları excel formatında indirebilecekti. Bu noktada bir -parantez açarak kendi personelimizin yaptığı işlemi kısaca açıklamak isteriz. 3 personelimizde öncelikle günün farklı zamanlarında GİB’in sitesine girerek tarafımıza gelen faturalar ve daha sonra Logo’ya işlenen faturaları excel formatında indiriyordu. Bu iki excelde yer alan faturaları farklı kriterlere göre eşleştirerek, kayıt altına alınmayan faturaları tespit ediyor ve faturaları olmayan firmalardan tek tek ilgili hizmete ilişkin faturaları talep ediyorlardı. Yapılan bu işlem hem çok uzun sürmekteydi hem de hata yapmaya oldukça elverişliydi. Mail ile talep edilen faturaların gelip gelmediğini, gelen faturaların Logo’ya işlenip işlenmediği sürecini haftanın her günü tekrarlamak zorunda kalıyorduk. diyerek parantezi kapatıyoruz. - Optimize ettiğimiz bu projemizde, Robot öncelikle GİB’den günlük olarak faturaları indiriyor, daha sonra SSRS raporlarına erişerek Logo’ya kayıt edilen faturaları indirip bu iki exceli karşılaştırıyor. Eşleşmeyen ve faturaları bulunmayan firmalardan ilgili hizmete ait faturaları mail ile otomatik bir şekilde talep ediyor. Mail ile gelen faturaları, fatura numaralarından tespit ederek ilgili faturayı Logo’ya işliyor. Faturanın geldiğini ve işlendiğini anlayan Robot artık ilgili firmadan fatura istemeyi bırakıyor. Robot bu firmalara mail gönderirken, fatura numarasını otomatik bir şekilde konu kısmına ekliyor. Bazen firmalar yanlış fatura görüntüsü paylaşıyorlar. Bu durumda gelen fatura ile konu kısmında ki fatura numarası eşleşmediğinde bu detay ile birlikte ertesi gün fatura görüntüsünü tekrar talep ediyor. Gelen faturalarda fatura numarası okunamaz durumda olduğunda yetkili kişilere bu durumu mail ile bildiriyor ve faturanın işlenmeme olasılığını ortadan kaldırıyor. Bu projenin sağlamış olduğu faydalar arasında, gelen faturaların çıktıları artık alınmadığından ciddi şekilde kağıt tasarrufu, 3 personelimizin her birinin günlük 3 saat toplamda 9 saatinin daha faydalı işlere harcamalarını beraberinde getirmiştir. Bir diğer yandan robotun hata payı çok düşük olduğu için, aylık olarak kayıt altına alınmayan fatura sayısı 0’a düşmüştür. İşlenmemiş fatura olduğunda, KDV ve geçici vergi dönemlerinde fazla vergi ödeme yükümlülüğü getirmekteydi. Bu proje öncesinde aylık olarak, farklı sebeplerden dolayı (faturanın talep edilmemiş olması, hatalı işlenmiş olması, ya da hiç işlenmemiş olması) yaklaşık 20-30 fatura kaydı yapılamamaktaydı ve bu sorunun da önüne geçmiş olduk. Son olarak 3 personelimizi günde 9 saat meşgul eden bu süreç, robot sayesinde günde toplam 30 dakika ile çözümlenmektedir.

Projenin Amacı

Gıda, Perakende, Restoran

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Kurum içerisindeki işleyişi iyileştirmek, teknolojiden faydalanmak, zaman/fayda avantajını kurum kültürüne yaygınlaştırmak, insanın değerli olduğunu ve işleyişte fayda sağlamayan süreçleri ortadan kaldırarak zamanlarının kendileri ve şirket için değerli olduğunu ortaya koymak istedik

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Bizce "Zaman". Ortaya çıkardığımız bu gerçek ile zamanın hayatımızda yarattığı inovatif fikirleri de gerçekleştirmemize olanak sağladı. Tabi bunun yanında dijitalleşmenin ve robot teknolojisinin kattığı eylemler diyebiliriz

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Bu konuda inanılmaz vizyon ve dijitalleşmeyi destekleyen bir yönetime sahip olduğumuz için şanslıyız. Bize de bu projeleri yapmak için fırsat ve bütçe ayırdılar. Bunun yanında sağladığımız faydanın katma değerini o kadar çok farkettiler ki, eş zamanlı olarak birçok RPA projesinin startını vermiş olduk.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Mali İşler/ Muhasebe

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

7

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

UniteBT Firması (Robotik Süreç Çözüm Ortağımız)

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

Microsoft Power BI Raporlama Tool - Logo Tiger